Aplikasi Audit Kearsipan. Audit kearsipan merupakan bagian yang tidak dapat di pisahkan dari sebuah tata keloa arsip. Arsip merupakan aset berharga yang harus di jaga dan di selamatkan.
Banyak sekali kelalaian yang dilakukan pada pengelolaan arsip yang mengakibatkan hilangnya arsip atau rusak arsip.
Pengelolaan arsip yang baik tidak terlepas dari bagaimana mengaudit tata kelola arsip tersebut.
Dalam kehidupan sehari-hari siapa sih yang membutuhkan pengelolaan arsip yang baik ini ?. Seperti kita lihat di lingkungan sekitar Kita, contoh contoh penarapan pengelolaan arsip yang harus di lakukan yaitu di antaranya, Di sebuah perusahaan, baik itu swasta maupun nasional dan juga instansi pemerintahaan.
Nah untuk sekilas info, terkait aplikasi ini paramater yang di gunakan pada audit arsip adalah indikator yang di keluarkan oleh arsip nasional.
Untuk fokus pengembangan aplikasi yang Kami lakukan ini yaitu pada sebuah pengelolaan arsip pada instansi pemerintahan.
Aplikasi Audit Kearsipan
Untuk teknis aplikasi yang ada sekarang ini adalah mengkombinasikan dengan paramater yang diletakkan pada file excel yang kita simpan secara cloud di server aplikasi. Penempatan ini tujuannya adalah agar file excel dapat di isi secara mobile kapan dan dimanapun oleh mitra yang akan dilakukan audit arsipnya.
Cara mengisinya yaitu mengacau pada indikator yang ada di dalam file tersebut. Untuk pengembangan lebih lanjut audit ini indikatornya akan kita simpan kedalam apliaksi sehingga hitungan akan dilakukan secara otomatis.
User level aplikasi
Sebelum masuk kedalam gambaran aplikasi ini, yang perlu Anda ketahui adalah user atau stakeholder yang terlibat didalam aplikasi, user level tersebut yaitu:
- Admin, admin ini adalah pengelola aplikasi serta manajemen yang ada didalamnya (Lembaga kearsipan Daerah)
- Mitra, mitra adalah bagian klien yang akan di update arsipnya. Dalam konteks ini, yaitu OPD atau organisasi perangkat daerah atau kabupaten kota yang dalam hal ini adalah peserta audit kearsipan.
Dan untuk pengimplementasian aplikasi ini dapat di gunakan untuk tingkat provinsi, kota dan juga kabupaten yang ada di provinsi.
Selain intansi pemerintahan, dalam perusahaan aplikasi ini dapat digunakan untuk mengaudit arsip yang ada pada setiap divisi yang ada di sebuah perusahaan.
# Admin
Halaman login aplikasi audit kearsipan
Dashboard (admin)
Halaman login ini digunakan untuk masuk dan meakses aplikasi baik untuk admin dan juga peserta audit arsip.
Dashboard aplikasi audit kearsipan
Tampilan dashboard admin kita berhasil masuk kedalam aplikasi. Pada tampilan ini terdapat informasi tentang menu yang ada pada aplikasi.
User (menu)
Akun user aplikasi audit kearsipan
Pada menu user, admin dapat menambahkan akun peserta yang akan di lakukan pengauditan arsipnya. Untuk akun tidak terbatas. Dapat di tambahkan sesuai dengan kebutuhan
Audit (admin)
Manajemen audit kearsipan
Merupakan menu yang berguna untuk mengelola link dan juga tahun audit. Kelebihannya adalah admin atau lembaga pengaudit kearsipan dapat melakukan audit setiap tahun dan ini tidak terbatas. Hal ini karena pengelolaan audit bersifat dinamis, sehingga periode audit dapat di buat sesuai kebutuhan.
Halaman audit (peserta)
Tampilan audit kearsipan peserta
Ketika peserta berhasil login kedalam aplikasi. Maka akan tampilkan halaman utama yang memberikan informasis terkait periode audit kearsipan yang dilakukan
Form audit kearsipan (peserta)
Formulir audit kearsipan
Jika melihat pada tampilan form diatas, untuk paramater ini sebenarnya juga bersifat dinamis, tergantung setiap lembaga pengaudit kearsipan. Paramater dan indikator juga dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Demikian semoga bermanfaat. Untuk pengembangan lainya terkait atau sehubungan dengan aplikasi ini dapat menghubungi kami. Atau pembelian aplikasi sejenis ini.
Selain konsep audit seperti ini. Hal lain yang dapat diterapkan lainya misalnya permintaan data secara internal dan tertutup, pengiriman file internal perusahaan dan lain sebagainya.