Masalah yang Menyebabkan Sistem Informasi Berhasil atau Gagal / gambar:worldofdtcmarketing.com
Masalah yang Menyebabkan Sistem Informasi Berhasil atau Gagal – Perancangan dan pembangunan sebuah sistem informasi pada sebuah perusahaan atau organisasi dapat mengalami kegagalan dan keberhasilan. Kegagalan dan keberhasilan tersebut di perngaruhi banyak aspek. Aspek tersebut bisa karena aspek human error atau sumber daya manusia dan juga faktor dari kesalahan dalam perancangan sistem informasi.
Sistem informasi Berhasil
Sistem informasi di katakan berhasil dalam pengemimplementasiannya jika memenuhi beberapa faktor yang diungkapkan di bawah ini:
Faktor penentu kesuksesan sistem informasi
1. Kualitas Sistem (Sistem Quality), Untuk kualitas sistem beberapa aspek yang ada di dalamnya yaitu:
- Akurasi Data (Data Accuracy)
- Kekinian Data (Data Currency)
- Isi-isi Basis Data (Database Contents)
- Kemudahan Penggunaan (Ease Of Use)
- Kemudahan Dipelajari (Ease Of Learning)
- Kenyamanan Akses (Convinience Of Access)
- Faktor Manusia (Human Factor)
- Integrasi dari Sistem-sistem (Integration Of Sistems)
- Realisasi dari kebutuhan-kebutuhan pemakai (Realization Of User Requirements)
- Kegunaan fitur-fitur dan fungsi-fungsi sistem (Userfulness Of Sistem Features and Functions)
- Akurasi Sistem (Sistem Accuracy)
- Keluwesan Sistem (Sistem Flexibility)
- Keandalan Sistem (Sistem Reliability)
- Kecanggihan Sistem (Sistem Sophistication)
- Pemanfaatan Sumber-sumber Daya (Resources Utilization)
- Waktu Respon (Response Time)
- Waktu Pembalikan (Turnaround Time)
2. Kualitas Informasi (Information Quality), Untuk kualitas informasi beberapa aspek yang ada di dalamnya yaitu:
- Kepentingan (Importance)
- Relevan (Relevance)
- Kegunaan (Usefulness)
- Keinformatifan (Informativeness)
- Kegunaan (Usableness)
- Kepahaman (Understandability)
- Keterbacaan (Readability)
- Kejelasan (Clarity)
- Bentuk (Format)
- Wujud (Appearance)
- Isi (Content)
- Akurasi (Accuracy)
- Presisi (Precision)
- Ketepatan (Conciseness)
- Keandalan (Reliability)
- Kekinian (Currency)
- Ketepatwaktuan (Timeliness)
- Keunikan (Uniqueness)
- Komparabilitas (Comparability)
- Kekuantitasan (Quantitativeness)
- Kebebasan dari bias (Freedom From Bias)
3. Penggunaan (Use), Untuk penggunaan beberapa aspek yang ada di dalamnya yaitu:
- Banyaknya penggunaan/ durasi penggunaan (Amount Of Use/ Duration Of
- Use)
- Jumlah pencarian-pencarian (Number Of Inquiries)
- Lama Waktu Koneksi (Amount Of Connect Time)
- Jumlah Fungsi-fungsi Digunakan (Number Of Functions Used)
- Jumlah Record Diakses (Number Of Records Accessed)
- Frekuensi Dari Akses (Frequency Of Access)
- Frekuensi Dari Laporan-laporan Diminta ( Frequency Of Reports Request)
- Jumlah Laporan-laporan Dihasilkan (Number Of Reports Generated)
- Pembebanan Penggunaan Sistem (Charges For Sistems Use)
- Kerutinan Penggunaan (Regularity Of Use)
- Digunakan Oleh Siapa? Penggunaan Langsung atau tidak? (Used By Whom?
- Direct vsChauffeured Of Use?)
- Penggunaan Binary: Digunakan Lawan atau Tidak Digunakan (Binary Use:
- Use vs.Nonuse)
- Kenyataan Lawan Penggunaan Dilaporkan (Actual vs. Reported Use)
- Sifat dari Penggunaan: (Nature Of Use : ), meliputi:
1. Digunakan Untuk Maksud Dinginkan (Use For Intended Purpose)
2. Ketepatan Penggunaan (Appropriate Use)
3. Tipe Informasi (Type Of Information)
4. Maksud Penggunaan (Purpose Of Use)
- Tingkat Penggunaan: Umum Lawan Spesifik (Levels Of Use:General vs.
- Specific)
- Pengulangan Penggunaan (Recurring Use)
- Institusionalisasi/ Kerutinan Penggunaan (Institutionalization/ Routination Of
- Use)
- Laporan Penerimaan (Report Acceptance)
- Persentase Penggunaan Lawan Kesempatan Untuk Menggunakan (Percentage
- Used vs. Opportunity For Use)
- Kesukarelaan Penggunaan (Voluntariness Of Use)
- Motivasi Penggunaan (Motivation ToUse)
4. Kepuasan Pemakai (User Satisfaction), yang termasuk kedalam kepuasan pemakai yaitu:
- Kepuasan dengan Kekhususan (Satisfaction With Specifics)
- Kepuasann Menyeluruh (Overall Satisfaction)
- Pengukuran Item-Tunggal (Single-Item Measure)
- Pengukuran Item-Banyak (Multi-Item Measure)
- Kepuasan Informasi:Perbedaan Antara Informasi Dibutuhkan Dengan Yang Diterima (Information Satisfaction:Difference Between Information
- Needed And Received)
- Kesenangan (Enjoyment)
- Kepuasan Perangkat Lunak (Software Satisfaction)
- Kepuasan Pengambilan-Keputusan (Decision-Making Satisfaction)
5. Dampak Individual (Individual Impact), yang termasuk dalam dampat individual meliputi:
- Pemahaman Informasi (Information Understanding)
- Pembelajaran (Learning)
- Akurasi Interpretasi (Accurate Interpretation)
- Kesadaran Informasi (Information Awareness)
- Pengambilan Informasi (Information Recall)
- Identifikasi Masalah (Problem Identification)
- Efektivitas Keputusan (Decision Effectivreness), meliputi:
1. Kualitas Keputusan (Decision Quality)
2. Peningkatan Analisis Keputusan (Improved Decision Analysis)
3. Kebenaran Keputusan (Correctness Of Decision)
4. Waktu Untuk Membuat Keputusan (Time To Make Decision)
5. Keyakinan Di Keputusan (Confidence In Decision)
6. Partisipasi-partisipasi Pengambilan Keputusan (Decision-Making Participations)
- Peningkatan Produktivitas Individual (Improved Individual Productivity)
- Perubahan di Keputusan (Change In Decision)
- Penyebab-penyebab tindakan Manajemen (Causes Management Action)
- Kekuasaan atau pengaruh individual (Individual Power Or Influence)
- Kinerja Tugas (Task Performance)
- Kualitas Rencana-rencana (Quality Of Plans)
- Valuasi Personal dari SI (Personal Valuation Of IS)
- Kerelaan Untuk Membayar Informasi (Willingness To Pay For Information)
6. Dampak Organisasi (Organization Impact), yang meliputi dampak organisasi:
- Portofolio Aplikasi : (Application Portfolio : ) meliputi:
1. Jangkauan dan Lingkup Aplikasi-aplikasi (Range & and Scope Of Applications)
2. Jumlah dari Aplikasi-aplikasi Kritikal (Number Of Critical Applications)
- Pengurangan Biaya-biaya Operasi (Operating Costs Reduction)
- Pengurangan Staff (Staff Reduction)
- Keseluruhan Keuntungan-keuntungan Produktivitas (Overall Productivity Gains)
- Peningkatan Pendapatan-pendapatan (Increased Revenues)
- Peningkatan Penjualan-penjualan (Increased Sales)
- Peningkatan Pangsa Pasar (Increased Market Share)
- Peningkatan Laba (Increased Profits)
- Return Pada Investasi (Return Of Investment)
- Return Pada Aktiva-aktiva (Return Of Assets)
- Rasio Pendapatan Bersih Terhadap Pengeluaran-pengeluaran Operasi (Ratio
- Of Net Income To Operating Expense)
- Rasio Biaya/ Manfaat (Cost/ Benefit Ratio)
- Harga Saham (Stock Price)
- Peningkatan Volume Pekerjaan (Increased Work Volume)
- Kualitas Produk (Product Quality)
- Kontribusi di Pencapaian Tujuan-tujuan (Contribution In Achieveing Goals)
- Efektivitas Pelayanan (Service Effectiveness)
menurut jurnal (Novita Mariana, 2006, Pengukur-Pengukur Kesuksesan Sistem Informasi Eksekutif)
Sistem Informasi Gagal
Sistem informasi dikatakan gagal jika berikut ini terjadi:
1. Perencanaan sistem informasi yang tidak matang dan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Perencanaan dan implementasi sistem informasi yang tidak matang akan berdampak terhadap kinerja perusahaan dan sebaiknya seharusnya berejalan dengan tujuan dan komponen komponen yang telah ditetapkan. Sistem dikatakan gagal karena tidak mampu mencapai tujuan perusahaan dan perusahaan mengalami kerugian yang besar dalam merencanakan dan merancang sistem informasi.
2. Kurangnya dukungan dan partisipasi dari manajemen Pusahaan
Dengan kata lain, kurangnya komitmen manajemen puncak atau pimpinan untuk terlibat lebih jauh dalam proyek mengakibatkan penerapan sistem informasi dan juga pengimplementasiannya dalam perusahaan. Kebanyakan perusahaan berpikir bahwa pembuatan sistem informasi adalah tugas dan kewajiban pihak teknologi informasi. Sehingga bila terjadi ketidaksesuaian sistem informasi yang ada dengan permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan, maka hal tersebut merupakan kesalahan dan tanggung jawab pihak teknologi informasi. Seharusnya pihak perusahaan sebagai pihak pengguna juga memiliki tugas, kewajiban dan tanggung jawab dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi.
3. Karyawan tidak mengetahui sistem informasi
Kemampuan karyawan atau staff didalam menggunakan sistem informasi karena kurangnnya sosialisasi sistem tersebut, sehingga berdampak menurunnya performance pada karyawan dan kinerja perusahaan.
4. Kurangnya personil yang handal
Pengembangan teknologi sistem informasi yang semakin canggih masih belum diimbangi dengan dukungan nyata dari perusahaan. Perusahaan masih belum mempunyai orang-orang yang handal untuk mengatasi permasalahan sistem informasi yang terjadi. Selain itu, kerumitan sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi bertolakbelakang jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.
Aspek Umum Yang memengaruhi sistem informasi gagal atau berhasil
Berikut ini gambaran umum penyebab sistem informasi tidak dapat berjalan dengan maksimal atau gagal dan juga bagaimana sistem informasi itu bisa berhasil dengan baik:
- Infrastruktur
- Koordinasi
- Sumber Daya Manusia
- Kesadaran Organisasi
- Penyediaan Akses Informasi melalui Teknologi Informasi
sumber:
- Penelitian (Dr. Ir. Arif imam suroso, msc, faktor kesuksesan dan kegagalan implementasi sistem informasi di suatu perusahaan)
- Jurnal (Novita Mariana, 2006, Pengukur-Pengukur Kesuksesan Sistem Informasi Eksekutif)
- Penelitian (Yuni Astuti Tri Tartiani, Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kegagalan Dan Kesuksesan Penerapan Sistem Informasi Di Suatu Organisasi)